La maggior parte dei team porta con sé una quantità sorprendente di lavoro ripetitivo di cui nessuno parla: copiare dati tra sistemi, rinominare file per rispettare una convenzione, inviare la stessa e-mail con modello, riconciliare due report, mettere insieme uno stato settimanale. Singolarmente, ogni attività sembra piccola. Sommate, sono spesso il motivo per cui le persone restano fino a tardi.
Quanto costa davvero il lavoro ripetitivo
Il costo ovvio è il tempo. Il costo meno ovvio è la concentrazione. Il lavoro manuale ripetitivo interrompe le attività più profonde, introduce errori e fa sentire le persone come se il sistema lavorasse contro di loro. Quando quella sensazione si accumula, i bravi dipendenti se ne vanno, e assumere i loro sostituti è molto più costoso che sistemare il flusso di lavoro.
Quali attività vale la pena automatizzare
Un'attività è un buon candidato all'automazione quando la maggior parte di questi punti si applica:
- Accade spesso, ogni giorno, ogni settimana o ogni volta che si verifica un certo evento.
- Ha passi chiari e basati su regole che non richiedono giudizio umano nel caso comune.
- Gli input e gli output sono digitali (file, e-mail, record, non oggetti fisici).
- Gli errori sono costosi o difficili da individuare in seguito.
- Le persone che la svolgono potrebbero fare qualcosa di più prezioso.
Al contrario, le attività che accadono raramente, richiedono un giudizio umano sfumato o dipendono da input caotici del mondo reale, di solito non sono buoni primi candidati.
Come stimare il ritorno
Non ti serve un foglio di calcolo per il business case. Una stima approssimativa è sufficiente:
- Quanti minuti richiede l'attività, per occorrenza?
- Quanto spesso accade?
- Quante persone la svolgono?
- Quanto costa un'ora del loro tempo (a costo pieno)?
Moltiplica. Se il risultato è qualche giorno all'anno, una piccola automazione potrebbe non valerne la pena. Se il risultato è giorni al mese, o settimane all'anno per un team, quasi sempre ne vale la pena.
Non dimenticare il costo degli errori
Alcune attività sono economiche da svolgere ma costose da sbagliare, fatturazione, permessi, importazioni di dati, comunicazione con i clienti. In quei casi, l'automazione non riguarda solo la velocità; riguarda la coerenza.
Che aspetto hanno di solito i piccoli strumenti di automazione
L'automazione interna raramente deve essere un grande prodotto. Forme tipiche:
- Un job programmato che estrae dati da un sistema e li invia a un altro.
- Un piccolo modulo web che consente a un collega non tecnico di avviare ciò che prima era uno script manuale.
- Un webhook che reagisce agli eventi (nuovo ordine, nuova iscrizione, fattura creata) e aggiorna altri sistemi.
- Una dashboard leggera che sostituisce tre fogli di calcolo e mostra gli stessi dati in tempo reale.
- Un'estensione del browser che elimina qualche clic da uno strumento usato ogni giorno.
Ognuno di questi può spesso essere costruito in giorni, non in mesi, una volta che il processo è ben compreso.
Errori comuni
- Automatizzare il passo sbagliato. La seccatura visibile raramente è il più grande spreco di tempo, misura prima di costruire.
- Automatizzare un processo rotto. A volte sistemare prima il flusso di lavoro è sufficiente.
- Nessuna responsabilità dopo il lancio. Le automazioni si rompono quando i sistemi a monte cambiano. Qualcuno deve sorvegliarle.
- Sovra-ingegnerizzazione. Uno strumento interno di una pagina è meglio di una "piattaforma" che non viene mai rilasciata.
Una sequenza realistica
- Scegli un'attività dolorosa e ripetitiva.
- Scrivi i passi esattamente come avvengono oggi.
- Rimuovi i passi non necessari prima di automatizzare qualsiasi cosa.
- Costruisci lo strumento più piccolo che sostituisce il lavoro manuale rimanente.
- Misura cosa è cambiato, ore risparmiate, errori evitati, tempi di consegna ridotti.
- Poi scegli l'attività successiva.
Nel corso dei mesi, questo crea un miglioramento silenzioso ma cumulativo nel modo in cui il team opera, senza un grande e rischioso progetto di trasformazione.
