Більшість команд несуть на собі дивовижний обсяг повторюваної роботи, про яку ніхто не говорить: копіювання даних між системами, перейменування файлів під угоду, надсилання того самого шаблонного листа, звіряння двох звітів, зведення щотижневого статусу. Окремо кожне завдання виглядає дрібним. У сумі це часто причина, чому люди затримуються допізна.
Скільки насправді коштує повторювана робота
Очевидна вартість - час. Менш очевидна вартість - концентрація. Повторювана ручна робота перериває глибші завдання, вносить помилки і змушує людей відчувати, що система працює проти них. Коли це відчуття накопичується, хороші працівники йдуть, а наймання їх заміни значно дорожче, ніж виправлення робочого процесу.
Які завдання варто автоматизувати
Завдання - хороший кандидат на автоматизацію, коли більшість із цього справджується:
- Воно відбувається часто - щодня, щотижня або щоразу, коли стається певна подія.
- Воно має чіткі, засновані на правилах кроки, що не вимагають людського судження для типового випадку.
- Вхідні та вихідні дані цифрові (файли, листи, записи, а не фізичні об’єкти).
- Помилки коштовні або їх важко помітити згодом.
- Люди, що його виконують, могли б робити щось цінніше.
І навпаки, завдання, що трапляються рідко, вимагають тонкого людського судження або залежать від безладних реальних вхідних даних, зазвичай не є хорошими першими кандидатами.
Як оцінити віддачу
Вам не потрібна електронна таблиця з бізнес-кейсом. Грубої оцінки достатньо:
- Скільки хвилин займає завдання за одне виконання?
- Як часто воно відбувається?
- Скільки людей його виконують?
- Скільки коштує година їхнього часу (з усіма витратами)?
Помножте. Якщо відповідь - кілька днів на рік, невелика автоматизація може не вартувати того. Якщо відповідь - дні на місяць або тижні на рік у межах команди, це майже завжди того варте.
Не забувайте про вартість помилок
Деякі завдання дешеві у виконанні, але дорогі, якщо помилитися, - виставлення рахунків, дозволи, імпорт даних, комунікація з клієнтами. У таких випадках автоматизація стосується не лише швидкості; вона про послідовність.
Як зазвичай виглядають невеликі інструменти автоматизації
Внутрішня автоматизація рідко має бути великим продуктом. Типові форми:
- Планове завдання, що витягує дані з однієї системи та надсилає їх в іншу.
- Невелика вебформа, що дозволяє нетехнічному колезі запустити те, що раніше було ручним скриптом.
- Вебхук, що реагує на події (нове замовлення, нова реєстрація, створений рахунок) та оновлює інші системи.
- Легка панель, що замінює три електронні таблиці й показує ті самі дані наживо.
- Розширення браузера, що прибирає кілька кліків з інструмента, яким люди користуються щодня.
Кожне з цього часто можна збудувати за дні, а не місяці, щойно процес добре зрозумілий.
Поширені помилки
- Автоматизація не того кроку. Видиме роздратування рідко є найбільшим поглиначем часу - виміряйте, перш ніж будувати.
- Автоматизація зламаного процесу. Виправлення робочого процесу спочатку інколи достатньо.
- Відсутність володіння після запуску. Автоматизації ламаються, коли вихідні системи змінюються. Хтось має за ними стежити.
- Надмірна інженерія. Односторінковий внутрішній інструмент кращий за "платформу", що ніколи не виходить.
Реалістична послідовність
- Виберіть одне болісне, повторюване завдання.
- Запишіть кроки точно так, як вони відбуваються сьогодні.
- Усуньте непотрібні кроки, перш ніж щось автоматизувати.
- Збудуйте найменший інструмент, що замінює решту ручної роботи.
- Виміряйте, що змінилося - заощаджені години, уникнуті помилки, скорочений час виконання.
- Потім виберіть наступне завдання.
Упродовж місяців це створює тихе, але сукупне покращення того, як працює команда, без великого, ризикованого трансформаційного проєкту.
